Legal · Términos de Servicio
Términos de Servicio
Estos términos rigen el uso de DentFlow y Sophie OS. Léalos antes de activar el servicio. Si tiene preguntas o algo no le suena bien, escríbanos a hello@meetdentflow.com antes de aceptar.
1. El servicio
DentFlow es una plataforma de recepcionista virtual de inteligencia artificial para clínicas dentales y otros negocios de servicios. La agente conversacional se llama Sophie y opera bajo el motor Sophie OS. El servicio incluye:
- Atención de llamadas inbound 24/7 en español e inglés con detección automática de idioma
- Atención de mensajes WhatsApp Business y SMS
- Widget de chat web embebible en el sitio del cliente
- Agendamiento de citas en Cal.com, Google Calendar, o (Phase 1+) PMS dental nativos
- Derivación automática de urgencias al móvil de guardia configurado
- Dashboard con métricas operacionales en tiempo real
- Confirmaciones de citas por SMS
Sobre la naturaleza pre-launch del servicio: DentFlow está actualmente en fase pre-launch (Phase 0/1) operando con cohort founder de hasta 50 clínicas. Esto significa que: (a) el producto evoluciona basado en feedback directo del cohort; (b) algunas funciones de Practice tier o Group tier están en desarrollo; (c) certificaciones formales como SOC 2 Type 1 son post-cohort. Estamos transparentes sobre esto · si necesita un proveedor con audit completo y BAA legal-revisado en producción para un Practice tier o más, evalúe con cuidado el fit con su clínica.
2. Founder cohort
Los primeros 50 clientes pagantes integran el "founder cohort" con beneficios permanentes:
- Pricing locked: $149/mo perpetuo. Si subimos precio para clientes nuevos posteriores, su precio queda igual mientras mantenga la suscripción activa.
- Acceso directo al equipo founder: escalación rápida vía email a hello@meetdentflow.com con respuesta en menos de 24 horas.
- Roadmap input: sus solicitudes priorizan el desarrollo. Lanzamos lo que el cohort necesita primero.
- Sin urgencia artificial: el cohort está vigente hasta llegar a 50 clientes pagantes, sin truco de "solo X cupos quedan". Cuando se complete, comunicaremos públicamente.
El status founder cohort se pierde solo si: (a) cancela voluntariamente la suscripción; (b) hay incumplimiento material de estos Términos por su parte; (c) usted modifica unilateralmente la entidad legal de su clínica de forma que rompe la continuidad del contrato.
3. Pricing y facturación
- Sophie Founder: $149/mo · clínica solo o 2-doctor independientes
- Sophie Practice: $297/mo · 3-7 doctor practice, single location · incluye PMS nativo (Phase 1+) y BAA
- Sophie Group: custom desde $1,200/mo por sede · DSO 3-25 sedes
Los precios son en dólares estadounidenses (USD). La facturación es mensual. Phase 0/1 utiliza facturación manual vía Wise / Zelle / wire / PayPal según preferencia del cliente. Phase 0b+ activamos LemonSqueezy como Merchant of Record para facturación automatizada.
Los add-ons (BAA upgrade, white-label, accent specialization, etc.) se facturan por separado según tabla detallada en su contrato individual.
4. Trial 30 días
- Trial inicial de 30 días sin tarjeta de crédito al activar Sophie en su clínica.
- Durante el trial usted tiene acceso completo al servicio.
- Día 28 le enviamos email recordando que el trial termina en 2 días con instrucciones para continuar.
- Si confirma continuación, le enviamos link de pago (Wise / Zelle / wire / PayPal).
- Si no confirma o no responde, el día 31 su forwarding revierte automáticamente a la configuración original sin cargo. Sin penalidad. Sin trampa.
- Cero auto-charge sin consentimiento explícito.
5. Cancelación
Puede cancelar en cualquier momento desde el dashboard (opción Suscripción) o escribiendo a hello@meetdentflow.com. La cancelación es efectiva al final del ciclo de facturación pagado. No hay permanencia, retención forzada, ni penalidades por cancelación.
Al cancelar:
- Su forwarding revierte a la configuración original (debe mantener acceso a su panel de proveedor de teléfono)
- Sus datos de configuración + transcripciones se retienen 90 días en caso de reactivación, después se eliminan
- Backups encriptados se eliminan según política de retención (30 daily + 12 monthly + 5 yearly)
- Audit logs y datos de facturación se retienen según obligaciones legales (típicamente 7 años en US, 5 en Colombia)
Puede solicitar exportación completa de sus datos en formato JSON/CSV en cualquier momento, incluso post-cancelación dentro del periodo de retención.
6. Uso aceptable
Usted acepta NO usar el servicio para:
- Actividades ilegales en su jurisdicción
- Spam, harassment, o comunicación masiva no solicitada a pacientes
- Ingeniería inversa del sistema
- Intentar comprometer la seguridad de la plataforma o infraestructura
- Distribuir el servicio a terceros sin autorización (white-label es Group tier)
- Procesar información de menores de edad sin consentimiento parental válido bajo COPPA o equivalente local
- Reemplazar consejo médico profesional · Sophie no diagnostica ni recomienda medicamentos
El incumplimiento puede resultar en suspensión inmediata del servicio. En caso de violación material o ilegal, podemos cooperar con autoridades.
7. Propiedad intelectual
- Su contenido: los datos de configuración de su clínica, transcripciones de llamadas, y métricas son de su propiedad. Usted nos otorga licencia limitada para procesarlos exclusivamente para operar el servicio (no para entrenar modelos de IA de terceros sin consentimiento explícito · ver Privacy Policy §3).
- Nuestro software: Sophie OS, DentFlow, todo código, diseño, marca, y propiedad intelectual son de Sophie OS / Roberto León. Usted obtiene licencia de uso, no propiedad.
- Marca DentFlow: el nombre DentFlow, Sophie, y los logos asociados son marcas pendientes de registro. No puede usar nuestra marca para promocionar otros productos sin autorización escrita.
- Datos agregados: podemos usar datos agregados y anonimizados (sin identificadores de clínica o paciente) para mejorar el producto, marketing agregado ("nuestros clientes capturan en promedio X% más llamadas"), y benchmarking entre verticales.
8. Limitación de responsabilidad
Lectura importante: Sophie es una herramienta de soporte operacional, no un reemplazo de profesionales de salud. La responsabilidad clínica de cada paciente reside en su clínica y los doctores tratantes.
El servicio se provee "como está" sin garantías expresas o implícitas más allá de las legalmente requeridas. En la máxima medida permitida por ley aplicable:
- NO somos responsables por consecuencias clínicas derivadas de derivación incorrecta de urgencias (Sophie escala según reglas configuradas, pero la responsabilidad del triage clínico final es de la clínica)
- NO somos responsables por daños indirectos, incidentales, consecuentes, o pérdida de ganancias
- Nuestra responsabilidad total acumulada bajo estos Términos no excede los pagos realizados por usted en los 12 meses previos al evento que originó el reclamo, salvo dolo, gross negligence, o violación de confidencialidad
- Para Practice tier en adelante con BAA firmado, los términos del BAA prevalecen sobre esta sección en aspectos cubiertos por HIPAA
9. Indemnización
Usted acepta indemnizar a DentFlow / Sophie OS por reclamos de terceros derivados de:
- Datos incorrectos o no actualizados que usted suministró
- Uso del servicio en violación de la ley aplicable
- Violación de uso aceptable (§6) por su parte
Reciprocamente, indemnizamos a usted por reclamos derivados de breach material de nuestras obligaciones bajo estos Términos, con sujeción a la limitación en §8.
10. Modificaciones
Podemos actualizar estos Términos. Notificaremos por email a clientes activos al menos 30 días antes de la fecha efectiva de cambios materiales. Su uso continuado del servicio después de la fecha efectiva constituye aceptación. Si no acepta, puede cancelar antes de la fecha efectiva sin penalidad.
11. Ley aplicable
Phase 0/1 (entidad: Roberto León persona natural): ley colombiana, jurisdicción de Bogotá, Colombia. Para clientes en Estados Unidos, podemos voluntariamente aceptar jurisdicción del estado donde opera la clínica para disputas relacionadas con servicios prestados a pacientes US.
Phase 1+ (post Estonia OÜ): ley estonia, con cláusulas aplicables al estado donde opera el cliente cuando aplique HIPAA o legislación local.
Phase 2+ (post Delaware C-Corp): ley de Delaware, US.
Esta progresión legal se documenta en cada renovación de contrato. Clientes founder cohort tienen derecho a quedarse bajo el régimen legal vigente al momento de su primer pago si lo prefieren.
12. Contacto